分布式团队之所以成为可能，是因为技术上的创新允许他们的成员共享资源和协作，而不必在同一个物理位置。虽然有许多可用的协作工具，但根据团队需求选择合适的软件可能意味着长期生产力和破坏性挫折之间的差异。
分布式团队的独特挑战 无论分布式团队是混合劳动力的一部分还是完全虚拟的，当涉及到协作工作时，与面对面的团队相比，他们都面临着几个独特的挑战。例如，沟通需要更加彻底和慎重。指示和期望不能含糊不清，因为可能无法快速获得更多细节， 尤其是当团队成员被时区分开时。虽然混合团队和虚拟团队通常有许多可用的沟通渠道(如电子邮件、消息应用程序或任务管理软件)，但每个人可能不会以相同的方式使用它们，因此很容易错过重要的细节。
由于沟通困难，许多远程员工最终只能独自工作，而不是与同事协作。虽然从个人的角度来看，这似乎是一个很好的解决方案，但是它阻碍了团队发挥他们的全部潜力，因为很多工作最终都被重复做了不止一次。即使冗余保持在最低限度， 最终的可交付成果往往感觉像是从几个不同的来源拼凑起来的东西，而不是一个单一的、连贯的项目。
协作工具带来的四大常见生产力挑战 虽然分布式团队允许组织利用来自世界各地的人才，但如果没有合适的软件工具，将这些人聚集在一个高效的虚拟环境中可能会很困难。这些工具应该帮助团队克服与混合和远程工作相关的常见问题。不幸的是， 组织有时试图通过使用应用程序来完成他们并没有真正设计来处理的任务和流程。这最终导致浪费时间和挫败感，因为员工不断地试图将一个方钉强行插入一个圆孔。
这里有四个挑战，如果使用了错误的协作工具，这些挑战往往会变得更糟:
1.混乱 生产力和效率在很大程度上取决于员工是否知道该做什么以及如何获得履行职责所需的资源。当软件工具难以定位这些资源时，人们最终会花费宝贵的时间来搜索他们需要的东西，而不是做有成效的工作。任何花费数小时(甚至更长时间)的人 在各种Google Drive或Sharepoint文件夹中筛选，寻找他们需要的数字资产，他们知道混乱会对高效协作产生多大的影响。
2.工作流程中断 良好的协作工具使员工能够轻松管理单个工作流中的任务，从而减少在应用程序之间转移资源所花费的时间。随着越来越多的人参与到一项任务中，保持流线型的工作流程变得更加重要。当团队成员必须不断地在应用程序之间移动资产，并从不同的存储位置提取资产时，出现问题的可能性更大， 无论是文件被放错了地方，还是关键任务被忽略和未完成。除了制造更多的混乱之外，工作流中断还使得维护资产的单一来源变得困难。
3.版本控制 协作的最大挑战之一一直是版本控制。当多个人在一个项目上工作时，每个人都知道哪个版本的资产是最新的是至关重要的。虽然云应用程序通过消除大部分本地文件存储使这变得更加容易， 如果很难管理或使用平台内的资产，它们实际上会使问题变得更糟。这鼓励人们创建自己的变通方法和流程，例如制作文件副本并在不同的平台上共享它们。
4.安全性 除了降低工作效率，糟糕的协作工具还会带来大量安全风险。当软件工具使完成常规任务变得困难时，大多数人的反应是发展他们自己的做事系统。不幸的是，从应用程序中移除资产和工作流程会将它们暴露在一个开放的、有潜在危险的环境中。如果有人将资产的副本下载到感染了恶意软件的设备上， 该文件一旦再次上传或发送给其他团队成员，就很容易成为代价高昂的安全漏洞的载体。
使用DAM软件提高生产率 大量使用数字媒体资产(如高分辨率图像、音频文件和视频)的分布式团队可以通过实施针对其特定工作流程和协作需求而设计的数字资产管理(DAM)解决方案来避免这些工作效率挑战。与大多数资产管理系统不同， DAM软件在设计时就考虑到了可视化资产，因此协作团队可以快速定位和访问他们需要的资源，并将它们无缝集成到工作流中。
例如，使用Canto的DAM解决方案，组织可以建立专用的门户，用于在分布的团队和各种利益相关者之间共享资产。强大的组织功能使内容搜索变得容易，而广泛的集成消除了将文件从一个应用程序传输到另一个应用程序的繁琐过程。由于资产仍然存储在Canto平台中，因此维护严格的版本控制和保持敏感数据的安全要容易得多。
