什么是企业内容管理？ 企业内容管理(ECM)是管理公司信息的一组阶段、技术和工具。这包括存储、共享、组织和保护公司记录和数据。最终，ECM允许公司完全控制他们保存和存储的信息。
为什么这么重要？ ECM平台以数字化方式转换和组织信息，让公司更好地掌握其内容。它共同汇集信息，为团队提供更好的访问和理解，从而提高他们的效率。ECM还简化了工作流程，以提高所有类型的项目和活动的业务效率。它实际上给了公司， 完全控制他们的数据。这包括公司存储大量数据和信息的情况。
将企业内容管理想象成图书馆中的一个计算机系统。就其本身而言，该图书馆拥有数十万本根据书名和流派分类的书籍。尽管这给出了特定书籍所在位置的一般理解，但是它并没有提供一个详细的、有组织的系统，能够立即知道关于一本书的重要信息。拥有一个记录所有书籍的计算机系统可以让图书管理员立即找到相关信息， 例如一本书最近是否被借出。这就像公司的ECM一样，他们的数据本质上是图书馆里等待整理的书籍。
ECM的三个关键要素 ECM由基本组件组成，这些组件对公司有很大的好处。这里有三个需要考虑的关键因素:
1.组织 在组织信息之前，这个阶段的初始步骤包括转换。这种转换包括汇编记录、数据和信息，然后将其数字化。这对拥有大量历史记录和其他数据的公司特别有帮助。它是将信息组织成结构化格式的初始过程。
将记录转换为数字格式后，下一步就是为了公司的利益而对其进行组织和结构化。最合理的组织方式是有利于业务工作流的方式。
2.保管 ECM有两种不同的方法来实现有效的数据存储。第一种是通过数据和信息的物理存储。这发生在详细的文件夹结构中，确保用户可以方便地访问所有保存的数据和信息。此外，保存最终补充了储存的努力。
不仅存储了信息，还对信息进行了广泛的备份。这使得用户有机会编辑和更改任何必要的数据。它还提供公司历史记录之类的东西。
3.检索和共享 接下来，公司使用高级文本搜索从存储中检索他们的信息。这些搜索通常包括帮助定位文档的元数据。它们还包括根据信息的创建日期精确定位信息。最后，ECM会监控哪些用户正在查看特定的文档和文件。
快速检索与分享是齐头并进的。快速高效地在系统中定位文件的能力尤其会促进信息请求。这种快速定位对于拥有大量数字数据的现代公司来说至关重要。
